Succesvol grant writing. Hoe dan?

Grant writing: cruciaal om je dementieonderzoek mogelijk te maken. Maar hoe schrijf je een scherpe subsidieaanvraag die zowel overtuigt als opvalt? DEMPACT vroeg dr. Sara Bartels om tips. 

Dr. Sara Bartels (universitair docent, Maastricht University en YOD-INCLUDED) is pas halverwege haar carrière en bescheiden over haar eigen grant writing. Maar inmiddels kreeg ze, deels via gezamenlijke aanvragen, bijna 4 miljoen euro aan subsidies toegekend voor eigen en gezamenlijk onderzoek.

Bartels ontving subsidie voor de onderzoeken METHODEM (geleid door prof. dr. Maud Graff en prof. dr. Lieve van den Block en Bartels) , HOMEDEM (dr. Jessie Dezutter, Prof. dr. Chantal van Audenhove en dr. Evelien Coppens) en recent voor ENSURED (geleid door prof. dr. Marjolein de Vugt).

Bartels’ rol in de aanvragen verschilde per project. Voor METHODEM was Bartels lead writer, samen met INTERDEM Methodology Taskforce. Bij HOMEDEM werd ze uitgenodigd om als ‘mid-career’ mee te denken. En bij ENSURED was ze een van de schrijvers van een Work Package. Voor laatstgenoemde project haalde ze samen met het onderzoeksteam 1,5 miljoen euro binnen.

Succesvol subsidies aanvragen: zo doe je dat

Maar hoe pak je het schrijven van een aanvraag nou goed aan? Bartels deelt 8 tips.

1: Vroeg zaaien

Begin klein én vroeg met het opdoen van ervaring. Het liefst al tijdens je PhD. “Bij kleinere aanvragen heb je ook minder concurrentie,” tips Bartels. Nadeel kan zijn dat de subsidie lager is, maar het is een begin. Het vult je portfolio. Bovendien leer je hoe het proces werkt, welke stappen je moet maken.

“Soms is het wel erg veel werk. Dan moet je je afvragen of dat het ook waard is,” aldus Bartels. “Als het je te veel tijd kost én heel weinig oplevert, durf dan kritisch te zijn.”

2: Verplaats je in de lezer

Verplaats je bij het schrijven in de subsidieverstrekkers. “Het helpt om te weten wie de mensen in het beoordelingspanel zijn. Zoek op waar zij zelf aan werken, wat ze belangrijk vinden, wat hun visie is. En sluit daarop aan,” zegt Bartels. Het helpt ook om een schrijfbuddy te hebben. Zo houd je elkaar scherp en heb je een stok achter de deur. “Het moet overigens wel iemand zijn die je vertrouwt en niet je concurrent is.”

3: Durf te vragen

Durf te vragen of je mag meewerken aan projecten van senior-collega’s. Zo zie je hun schrijf- en werkwijze. “Ik leerde veel van co-writing met senior onderzoekers. Je moet hiervoor wellicht uit je comfortzone, maar daar zit wel je groei.” Vind je dit lastig, zorg dan in elk geval dat je je netwerk vergroot: leg contact met onderzoekers van wie je iets kunt leren.

4: Leer zo veel mogelijk van afwijzingen

Vraag zo veel mogelijk feedback van collega’s op het werk dat je hebt gedaan. Ook wanneer je subsidieaanvraag is afgewezen. Daar leer je het meest van. Bartels: “Soms krijg je geen (goede) feedback bij een afwijzing. Dat is jammer. Feedback van collega’s helpt dan om je een volgende keer toch te verbeteren.”

5: Begin op tijd & strategisch

Begin op tijd met schrijven. Dat is in de praktijk niet altijd makkelijk. Blok je agenda voor een paar uur per week om te schrijven bijvoorbeeld. En kies je aanvraag(moment) strategisch. Bartels schrijft zelf aan een individuele aanvraag voor 1,5 miljoen. Ze vroeg hiervoor advies bij de Grants Officer van de universiteit: wat moest ze precies doen om kans te maken op subsidie?

“De Grants Officer vertelde me dat de regels voor deze specifieke call zijn aangepast. Daardoor is er meer concurrentie en de kans kleiner dat ik subsidie krijg. In deze overgangsperiode is het voor mij daarom verstandiger om niet dít jaar, maar volgend jaar de aanvraag in te dienen. Zo heb ik meer voorbereidingstijd.”

6: Betrek experts

Wees gedetailleerd in je voorstel. Bij budgettering is het belangrijk dat je uitsplitst waar je denkt dat de kosten naartoe gaan. Laat je hierbij adviseren door een financieel expert. “Dat is sowieso handig: zorg altijd dat je relevante experts aanhaakt. Je hoeft niet alles zelf te weten.”

7: Pitch voor wisselend publiek

Pitch je idee bij wisselend publiek. Kijk hoe het wordt ontvangen. Zo kun je steeds beter finetunen en wordt het scherp. En deel je ideeën met anderen. Maar denk wel goed na bij wie je dit doet. Bartels: “Ik noemde eens een idee hardop, en iemand anders ging ermee vandoor.” Zie ook Pitchen voor impact.

8: Geef nooit op!

Laat je niet ontmoedigen als het niet lukt. Bartels heeft bijna twintig afwijzingen gehad. “Je moet het blijven proberen. Weet dat ik meer dan het dubbele van mijn gehonoreerde subsidieaanvragen, ook niet heb gekregen.”

Meer lezen

• Zie ook ‘Hoe werkt subsidie aanvragen’ op ZonMw.nl.
• Tips van een beoordelaar/commissielid: youtube.com.